Hakikat Manajemen Organisasi

HAKIKAT MANAJEMEN ORGANISASI

Mengawali penjelasan mengenai pengetahuan manajemen, kiranya tidak mungkin dilepaskan dengan teori organisasi. Sejarah telah mencatat bahwa organisasi yang ada dari masa ke masa pasti mempunyai seorang pemimpin dengan berbagai sebutan. Pemimpin tersebut bertugas mengurusi, memimpin, mengelola kelompok atau organisasi sesuai dengan kemampuannya. Revolusi merupakan pokok pangkal dari suatu perubahan yang mendadak bagi industrialisasi khususnya, ilmu pengetahuan dan teknologi serta kehidupan sosial pada umumnya. Tetapi harus diingat pula setiap revolusi didahului suatu evolusi ke arah tujuan yang sama, sehingga revolusi membawa evolusi dengan lompatan akhir sampai ke tujuannya (Julitriarsa dan Suprihanto, 1998:13).

Kepada seorang pemimpinlah kita harus patuh apabila dalam suatu organisasi. “tidak pernah seorang homo faber / manusia tukang mendahului homo sapiens / manusia pemikir dan pula revolusi industri pertama-tama adalah merupakan revolusi dalam organisasi kerja.”(Meulen dalam Julitriarsa dan Suprihanto, 1998:14)

Dengan demikian seseorang yang bekerja dalam perintah seorang pemimpin harus patuh serta semaksimal mungkin dapat mengoptimalkan intruksi dari pemimpin untuk dapat meraih tujuan yang telah ditentukan dalam suatu organisasi.

Dalam manajemen suatu organisasi diperlukan tata kelola yang baik, memahami pengetahuan dasar manajemen serta harus dapat diterapkan dengan baik oleh pemimpin sehingga akan sangat membantu dalam melaksanakan tugas-tugasnya dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

Pada saat sekarang ini istilah manajemen sudah banyak dikenal di Indonesia, baik di kalangan masyarakat secara luas maupun kalangan Perguruan Tinggi. Terlihat pula di setiap organisasi, baik yang mencari keuntungan maupun lembaga-lembaga sosial, hampir semuanya menyadari akan arti pentingnya Ilmu Manajemen yang diterapkan di dalam organisasi, untuk memperlancar tugasnya sehari-hari. Berikut berbagai pengertian manajemen menurut para ahli: 

1. Pengertian manajemen

Istilah manajemen, pengertiannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman. Berbagai istilah yang dipergunakan, seperti ketatalaksanaan, manajemen, management dan pengurusan. Untuk menghindari penafsiran yang berbeda-beda, dalam tulisan ini penulis memakai istilah aslinya, yaitu manajemen (Manullang, 2009:3).

Manajemen mengandung tiga pengertian, yaitu manajemen sebagai suatu proses, manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen, manajemen sebagai suatu seni art dan sebagai suatu ilmu (Manullang, 2009:3).

Berikut pengertian manajemen sebagai suatu proses yang diberikan olah para ahli yang memperlihatkan tata warna pengertian manajemen.

Menurut Julitriarsa dan Suprihanto (1998:1), ilmu manajemen adalah suatu ilmu yang mempelajari bagaimana cara mencapai suatu tujuan dengan efektif serta efisien dengan menggunakan bantuan/melalui orang lain. Yang dimaksudkan menggunakan bantuan/melalui orang lain di sini mencakup arti yang sangat luas, yaitu dapat berupa bantuan orang lain dalam wujud pikiran, tenaga serta dapat pula intuisinya.

Seorang pemimpin di suatu organisasi yang telah memiliki perencanaan dan sebagainya tentang bagaimana untuk meraih tujuan pasti tidak akan dapat meraihnya sendiri dan akan memerlukan pekerja untuk melaksanakan apa yang telah direncanakannya. “Manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan bersama” (Haiman dalam Manullang, 2009:3).

“Manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain (Terry dalam Manullang, 2009:3)”. Selaras dengan apa yang diungkapkan Haiman dalam Manullang bahwa seorang pemimpin yang mempunyai bekal tujuan yang telah ditetapkan akan memerlukan bantuan orang lain untuk menjalankannya dan diawasi.

Dari ketiga pengertian di atas, ada tiga pokok penting dalam pengertian-pengertian tersebut, yaitu pertama, adanya tujuan yang ingin dicapai; kedua, tujuan dicapai dengan mempergunakan kegiatan orang-orang lain; dan ketiga, kegiatan-kegiatan orang lain itu harus dibimbing dan diawasi.

Dikembangkan oleh Manullang, manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan karyawan, pemberian perintah, dan pengawasan terhadap “human and natural resources” terutama human resources untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu (Julitriarsa dan Suprihanto, 1998:3).

Definisi Terry lebih menekankan pada segi proses atau manajernya yaitu manajemen adalah soal proses tertentu yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan penggunaan setiap ilmu dan seni bersama-sama dan selanjutnya menyelesaikan tugas untuk mencapai tujuan (Terry dalam Julitriarsa dan Suprihanto, 1998:3).

Gambar 2.1 : Fungsi manajemen dilihat dari sudut proses (Manullang, 2002:14)

2.        Fungsi manajemen

Dalam menjalankan suatu organisasi apapun bentuknya, sudah barang tentu seorang manajer harus memiliki dan memahami, kaedah-kaedah, prinsip-prinsip dan konsep-konsep tentang manajemen, dengan demikian diharapkan mampu menjalankan fungsi-fungsi manajemen. Manajemen dapat berjalan dalam melaksanakan kegiatannya, bilamana unsur-unsur dan fungsi-fungsi dari manajemen tersebut  dapat bergerak sesuai dengan alurnya.

Dalam ilmu manajemen dikenal berbagai fungsi manajemen, yang ditemukan dan dikembangkan oleh banyak ahli. “Manajemen adalah proses kelangsungan fungsi yang meliputi : perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan evaluasi” (Lutan, 2000:3). Beberapa di antara fungsi-fungsi manajemen tersebut adalah:

a.         Perencanaan (Planning)

Menurut Wijayanti (2008:9), pemilihan atau penetapan tujuan organisasi penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, sistem, metoda, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

Menurut Lutan (2000:3), perencanaan adalah penentuan lebih dulu tujuan yang ingin dicapai dan alat-alat yang digunakan untuk mencapai tujuan itu. Perencanaan itu mencakup apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukan, dan siapa yang akan melakukannya.

Gambar 2.2 : Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Penetapan Tujuan (Wijayanti, 2008:82)
“Perencanaan merupakan penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan” (Manullang, 2009:9).

Oleh sebab itu beberapa hal yang harus dilakukan dalam sebuah proses perencanaan yaitu penetapan tujuan organisasi beserta cara-cara untuk pencapaian tujuan yang ingin dicapai. Serta menentukan proyek, program, prosedur, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan.

a.         Pengorganisasian (Organizing)

Menurut Wijayanti (2008:10), penentuan sumberdaya-sumberdaya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, perancangan, dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja, penugasan tanggung jawab tertentu, pendelegasian wewenang.

Pengorganisasian adalah menciptakan hubungan antara aktivitas apa yang akan dikerjakan; personel yang akan melakukannya; faktor fisik yang dibutuhkan. Untuk mengkoordinasi sumber-sumber yang tersedia, administrator mendesain sebuah struktur formal dari tugas dan kewenangan yang akan mendorong tercapainya tujuan dengan efisien dan efektif. Tujuan utama dari pengorganisasian itu adalah membagi tugas/pekerjaan yang akan dilaksanakan, menentukan kelompok kerja, menata jenjang kesenangan, dan menyeimbangkan otoritas dan tanggung jawab (Lutan, 2000:4).

Gambar 2.3 : Contoh struktur organisasi

(Manullang, 2002:84)

Menurut Manullang (2009:10), organisasi atau pengorganisasian dapat pula dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas menejemen dalam mengelompokkan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktivitas-aktivitas yang berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.

Jadi pengorganisasian meliputi keeseluruhan aktivitas manajemen dalam mengelompokkan orang-orang serta perancangan , pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja, penetapan tugas, fungsi, pendelegasian wewenang, serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktivitas-aktivitas yang berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.

a.         Penggerakan (Actuating)

Kegiatan perencanaan dan pengorganisasian bersifat vital dalam kerangka manajemen, tetapi tidak akan mewujudkan hasil kongkrit jika tidak diimplementasikan. Untuk itu diperlukan tindakan nyata, yaitu actuating, usaha yang menimbulkan Action atau gerakan.

“Penggerakan (actuating) adalah menggerakkan orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien” (Julitriarsa dan Suprihanto, 1988:65). Pada dasarnya menggerakkan orang-orang bukanlah hal yang mudah. Untuk dapat menggerakkannya, dituntut bahwa manajer/pimpinan harus mampu atau mempunyai seni untuk menggerakkan orang lain agar dijadikan sebagai daya penggerak. Kemampuan atau seni untuk mengggerakkkan orang lain itu disebut sebagai kepemimpinan (leadership).

 “Untuk membuat dan mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan” (Wijayanti, 2008:10). Butuh ketegasan dalam kegiatan kepemimpinan agar dapat dijalankan oleh para pekerja dengan tepat.

Menurut Lutan (2000:5), fungsi administrasi itu pada intinya adalah kepemimpinan. Dalam kepemimpinan terkandung beberapa aspek penting yaitu membuat keputusan, mengarahkan, membangkitkan motivasi. Jiwanya adalah memberikan arahan, tuntunan dan pengendalian terhadap perilaku personel anggota organisasi.

Menurut Allen dalam Manullang (2009:11), Pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer yang menyebabkan orang lain bertindak. Pekerjaan leading, meliputi mengambil keputusan, mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan, memberi semangat; inspirasi; dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak, memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Suatu perilaku yang dilakukan dan harus dimiliki oleh seorang pemimpin untuk membuat, mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan. Yang meliputi membuat keputusan, mengarahkan, membangkitkan motivasi. Dalam jiwa pemimpin terdapat tugas memberikan arahan, tuntunan dan pengendalian terhadap perilaku personel anggota organisasi.

Dalam suatu organisasi kita harus melakukan penyusunan personalia. “Penarikan (Recruitment) latihan dan pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi kepada karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif” (Wijayanti, 2008:10).

Menurut Manullang (2009:10), Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

Proses pemilihan, penempatan, pengembangan personel dalam lingkungan kerja agar memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

b.        Pengawasan (controlling)

Diperlukan pula pengawasan di setiap proses pekerjaan agar dapat optimal daya guna pekerja. “Penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan (Wijayanti, 2008:10).

Menurut Manullang (2009:12), Salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah digariskan semula. Dalam melaksanakan kegiatan controlling, atasan mengadakan pemeriksaan, mencocokkan, serta mengusahakan agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta tujuan yang ingin dicapai.

Gambar 2.4 : Tipe Pengawasan (Wijayanti, 2008:117)

Penerapan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan apa yang telah ditetapkan, atasan mengadakan pemeriksaan, mencocokkan, mengarahkan kegiatan.

3.         Unsur manajemen

Organisasi tidak akan bisa terbentuk tanpa adanya unsur-unsur manajemen karena unsur-unsur manajemen berguna untuk kelangsungan kelancaran organisasi itu.

Menurut Hasibuan (2003: 2) unsur-unsur manajemen dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

a.      Men yaitu tenga kerja manusia, baik tenaga kerja pimpinan maupun tenaga kerja oprasional/ pelaksana

b.     Money yaitu uang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang di inginkan.

c.      Methonds yaitu cara–cara yang dipergunakan dalam usaha mencapi tujuan.

d.     Materials yaitu bahan–bahan yang diperlukan untuk mencapi tujuan.

e.      Machines mesin–mesin atau alat–alat yang diperlukan atau di pergunakan untuk mencapi tujuan.

f.       Market yaitu pasar untuk menjual barang dan jasa–jasa yang di hasilkan